Los correos electrónicos siguen aumentando en cantidad y tamaño, intensificando la demanda de capacidad y rendimiento sobre las plataformas Exchange. Determinar limitaciones de almacenamiento puede asegurar que haya espacio de disco suficiente sobre el servidor para soportar todos los buzones de usuarios. Sin embargo, esto puede conducir los usuarios a pasar más tiempo en busca de un email que ha sido eliminado y a perder datos de retención obligatoria según las regulaciones o las políticas de gestión de riesgos que se marca la empresa.
Además las restricciones de tamaño sobre los buzones producen efectos perversos como la creación por parte de los usuarios de archivos personales conocidos como ficheros .PST. Estos ficheros .PST no suelen formar parte de los procesos habituales de backup y mantenimiento y sus contenidos no pueden ser supervisados fácilmente según la política corporativa, poniendo en peligro la capacidad de la organización a mitigar los riesgos.
Se requiere una estrategia global para ayudar a las organizaciones a enfrentarse al creciente número de mensajes electrónicos, manteniendo el control sobre el tamaño de los emails individuales, de modo que la política de uso del email y su rendimiento no se vean afectados.
La implementación de una estrategia eficiente de gestión del tamaño de los buzones de emails ayuda a las empresas a minimizar los costes de almacenamiento, a mejorar el rendimiento de Exchange y reducir los tiempos necesarios para la recuperación de desastre.
La gestión del tamaño de los buzones de emails reduce las cargas de los servidores y las ventanas de backup, incrementa el ROI sobre los gastos de almacenamiento y ralentiza el consumo de los nuevos dispositivos de almacenamiento puestos en funcionamiento.
Esta solución combina la compresión de correo electrónico automatizada (zipeando automáticamente los documentos adjuntos) y el archivaje de correos electrónicos de acuerdo a reglas centralizadas, creando una solución única con unos beneficios medibles:
- Ayuda al Gerente de Almacenamiento a reducir gastos.
- Ayuda al Administrador de Exchange a mejorar el rendimiento del email a través de un uso más eficiente de recursos de los servidores de producción y de archivos.
Para implantar esta solución, Live Data Security recomienda:
- Archive One Policy Manager, solución de archivaje multi-criterios que hace cumplir las políticas electrónicas gestionando y reteniendo los emails en los medios de almacenamiento escogidos, garantizando acceso seguro y recuperación. Archivo Uno identifica el tamaño de los ficheros .PST y aplica automáticamente la política de archivaje y la compresión, reduciendo el daño potencial, la pérdida de datos y el uso de espacio en disco.
- MaX Compression, que da beneficios inmediatos en el rendimiento del sistema Exchange, por la compresión automática de los documentos adjuntos de los correos electrónicos.
Para conseguir más información, puedes descargarte los siguientes White Papers desde el centro de recursos: